面接実施率は約30%から70%以上に。チムニーが「一次対応の外部化」を選んだ理由

応募を増やしても、面接につながるのは約3割

まず、ご経歴とチムニー様の採用規模を教えてください。

谷内田氏：チムニーに入社して25年ほどになります。もともとは営業を担当していましたが、人事部への異動をきっかけに、飲食業界の人手不足をなんとかしたいと常に考えるようになりました。人事の仕事は10年ほどです。

店舗はフランチャイズを含め約500店、うち直営が約250店。年間の採用人数は、正社員が約100名、アルバイトが約4,000名です。

その規模の採用を、本部では何人で担当しているのですか。

谷内田氏：採用・教育は私を含む3名、給与・社会保険は別の2名で担当しています。アルバイトの求人原稿や掲載媒体の管理は私が行い、応募受付から面接・採用までは各店舗に任せています。

正社員採用では、以前から外部の面接代行を利用していたそうですね。

谷内田氏：最初は自社で応募者への連絡や面接の調整を行っていました。ただ、必要な採用人数を確保しようと応募を増やすほど、対応が追いつかなくなってしまって。そこで約1年前から外部の面接代行を利用するようになりました。

それでも面接実施率は約30%。自社で対応していた頃も50%には届きませんでした。飲食専門の求人媒体なら60〜70%に達することもありますが、幅広く応募を集めると面接につながる割合は下がりがちです。当時は応募数の確保を優先していたので、ある程度は仕方ないと思っていました。

さらに、一次面接後に書類を回収するフローになっているのですが、書類の回収率についても低く、選考で次のステップへ進める候補者はほんの一握りという状況でした。実際は面接をできた30％よりももっと少ない方にしか出会うことができていなかったんです。

仕方ないと割り切っていた中でも、改善が必要だと感じたのはなぜでしょうか。

谷内田氏：応募を増やすだけでは採用費がかさむ一方です。面接につながる割合を上げなければ、費用対効果も改善しません。

当時も電話がつながらない方にはショートメールを送っていましたが、日々の新規応募への対応で手いっぱい。十分なフォローまで手が回っていなかったんです。

採用担当者の業務では、ほかにどのような課題がありましたか。

谷内田氏：個人情報の社内共有ですね。採用担当が把握した経歴やスキル、本人の希望、入社時期などは、教育部門へ引き継ぐ必要があります。外国籍の方なら支援業務の担当者、入社時には給与担当者との連携も欠かせません。ただ、セキュリティを重視するほど情報の受け渡しが担当者任せになり、私自身も全体を把握しづらかったんです。

担当者への信頼が、トライアルで確信に変わった

最初はリファラル採用のご相談だったそうですね。そこから、なぜ一次対応の委託に話が進んだのでしょうか。

谷内田氏：面接実施率の改善は、以前から課題に感じていました。そんな中、ウィルオブ・パートナーさんが面接代行も手がけていると知り、何か解決策はないかと相談したところ、スピード感を持って提案していただけたんです。

以前の代行会社から切り替えるうえで、決め手になったのは何ですか。

谷内田氏：担当の方と話していて非常に誠実さを感じ、「これなら長年の課題を解決できるかもしれない」と思えたことですね。当社の看板を背負って面接していただく以上、料金だけでなく人柄やスピード感も重要です。こちらで解決しきれなかった課題を、むしろウィルオブ・パートナーさんが先導してくださり、スムーズにトライアルまで進められました。

最終的な決め手は、トライアルで面接実施率が改善したことです。委託先を切り替えるには、面接で確認する項目や求職者からの質問への答え方など、準備することが多くあります。そうした立ち上げもリードしていただき、結果を数字で示してくれました。費用面でもメリットがあり、切り替えを決める後押しになりました。

何より驚いたのは、当社のことをまだ十分に把握できていない段階から、想像以上の成果が出たことです。それなら早く全面的にお任せして、経験を積んでいただく方がいいと考えたんです。

合否の判断は自社に残す。それが安心して任せられる理由

一次面接は当社が担当し、採用の合否はチムニー様が判断する形にしています。どのような考えからですか。

谷内田氏：以前は、代行会社に合否の判断まで任せようとしたこともありました。ただ、経験や能力だけを見れば合格でも、全国に店舗があるため、勤務地などの事情で採用できないケースがあります。そこまで外部に判断してもらうのは、かえって難しいと感じたんです。

そこで今回は、一次対応をお願いし、最終的な採用判断は当社が持つことにしました。実際には日々の面接と情報共有を重ねる中で、当初の想定以上のことをお任せできています。それでも合否の責任は自社に残す。その役割分担が明確だからこそ、安心して協力できていると思います。

応募者の個人情報を当社に共有する際、どのような点に配慮されていますか。

谷内田氏：応募者の情報は、まず当社で受け取ります。過去の応募履歴なども含めてすべて外部に渡すのではなく、当社が管理したうえで、対応に必要な情報だけを共有しています。情報漏洩などが起きた際に、委託先にまで調査や説明の負担をかけないためでもあります。長く協力していくからこそ、双方の責任範囲を明確にしておきたいんです。

情報を「渡して終わり」にしない、毎日の連携と仕組みづくり

立ち上げ時には、面接で確認する項目や制度について、当社から細かく質問させていただきました。どう受け止められましたか。

谷内田氏：むしろ安心しました。こちらが一方的に説明するのではなく、面接に必要なことを一つひとつ聞いていただいたので、求職者にとっても良い面接になるだろうと感じました。当社の面接官として真摯に準備してくださっているのだから、こちらも責任を持って答えようと思いましたね。

日々の面接結果や応募者情報は、どのように活用されていますか。

谷内田氏：ほぼ毎日連絡を取り合っています。急いで対応した方がよい応募者の情報を共有していただくので、採用担当者は次の面接を早く設定できます。私も一覧を見ながら、求人原稿で何を打ち出すか、どんな人物を採用したいかを見直す材料にしています。

特にありがたいのは、応募した理由やその人の背景が、面接コメントからよく分かることです。家族の事情が変わった、前職でこういう経験をしたなど、履歴書だけでは見えない部分まで伝わってきます。経験やスキルだけで機械的に判断しないためにも、こうした定性的な情報は欠かせません。

応募者管理シートもかなり改善を重ねてきましたね。

谷内田氏：ちょうど採用担当者が交代する時期だったので、引き継ぎが属人化しない仕組みが必要でした。そこでウィルオブ・パートナーさんと相談しながら、シートの管理方法や情報の共有方法を一つずつ整えていったんです。

応募時の情報に面接で得た内容を加え、教育や給与、店舗の担当者へ確実に引き継ぐ。入社手続きまで一貫して管理できる仕組みを、一緒に作り上げられたのは大きかったですね。

一次面接から次の選考への連携も改善しました。シートの所定の欄に情報を入力すると、当社にチャットで通知が届く仕組みです。確認の手間を減らし、次の選考へスムーズにつなげられるようになりました。履歴書の提出を促すリマインドなども含め、現場の負担を減らすための改善を重ねています。

もちろん、相手は一人ひとり事情の違う求職者ですから、想定外のことも起こります。だからこそ、細かい確認をその都度行い、早く解決できる関係が大切です。その積み重ねが、応募者の体験にもつながっていると思います。

採用担当の市原氏（左）と。

面接実施率は約2倍。書類回収率や本部の工数にも変化

実際に導入して、どのような成果が出ていますか。

谷内田氏：正社員の面接実施率は、以前の約30%から70～80％ほどにまで改善しました。長く採用に携わってきましたが、ここまで変わるとは驚きました。応募数が多い時期に社内行事まで重なると、自社だけでは対応が溜まってしまいます。一次対応をお願いしたことで、その負担を抑えながら面接につなげられています。

難しいと思っていた履歴書などの書類回収率も大きく改善しました。入社時には多くの書類が必要になるので、選考段階から本人に提出してもらうことを大切にしていますが、回収率はなかなか上がらないものだと思い込んでいたんです。今回の結果を見て、考えを改めました。

日々の情報連携も、以前は30分程度かかっていた作業が、今は5分ほどで済むようになりました。数字が改善したうえに、業務の負担も減っている。費用面のメリットも含め、経営層に良い報告ができています。

現在はアルバイト採用でも、1店舗で面接代行を試していますね。

谷内田氏：居酒屋は夕方からの営業が中心なので、開店前に面接の時間や場所を確保しやすいんです。一方、ランチから営業する店舗では、客席も限られていて面接を設定しにくい。採用が進まない原因にもなるので、そうした店舗への対応策として始めました。

これまでには、応募後に連絡が来ない、面接に行っても待たされるといった声もありました。今は応募してくださった方がストレスなく面接を受け、就業につながっている。まだ1店舗での取り組みですが、手応えは非常に良いですね。

「面接を外に任せるのは冷たい」という誤解を変えたい

一次面接の外部委託と、求職者を大切にすることは両立できるのでしょうか。

谷内田氏：採用で企業理念への共感を重視し、一人ひとりに時間をかけて説明する方法もあります。ただ、全国で年間100名を採用する当社には、そこまで時間をかけられるだけの人員がありません。応募者との接点を増やし、選考をできるだけスムーズに進めることに価値を置いています。そのために一次対応の外部委託は欠かせません。

一次面接を外部に任せていると言うと、「冷たい会社だ」と受け取られることがあります。でも、私たちも求職者を大切にしたいという思いは同じです。せっかく応募してくださった方を待たせず、より多くの方に面接の機会を提供する。求職者を大切にすることと、一次面接を外部に任せることは、何も矛盾しないと思っています。

今後は、どのような取り組みを進めていきたいですか。

谷内田氏：最初にデータの取り方を整理していただいたので、応募から選考までの記録がきれいに残っています。今後は採用に至った方の傾向も分析して、求人原稿の改善から選考・採用率の向上まで、データをもとに改善を重ねていきたいですね。最終的な採用率への影響はまだ検証途中ですが、良い変化が出始めています。

採用は経営にも関わる大きな判断です。理念を丁寧に伝える方法も、当社のようにスピードと面接機会を重視する方法もある。後者を選べたのは、信頼できるパートナーがいたからこそです。同じような課題を抱える企業の方に、こういう選択肢もあると知っていただければと思います。

ウィルオブ・パートナーの支援担当、小林（右から2番目）、長田（同1番目）と。